Автор статьи:
>
Рисунок 3 . Логика работы процессно-ориентированных КИС.
Как видно из Рисунок 3, теперь сама схема бизнес-процессов и каналы коммуникаций между сотрудниками стали частью самой КИС. АСУ БП сама передает нужную информацию, кому необходимо и в установленные сроки.
И это совсем не электронный архив, а АСУ БизНЕС-ПРОЦЕССАМИ. Ведь не сам документ как таковой важен, а достижение результата бизнес-проекта или процесса, внутри которого документ является только носителем информации, по определению. АСУ БП позволяет привязать документы к потокам работ в организации, распределив операции с документами между сотрудниками и координируя их деятельность.
Выполнение задач, обработка документов в системе проектируются на основании должностных инструкций и регламентов, которые вытекают из карты бизнес-процессов организации и ее целей. Все задачи и документы проектируются и используются не сами по себе, или потому что «так принято» и «было раньше», а строго для достижения целей управленческих процессов, которые направлены на достижение оперативных и стратегических целей организации.
Можно сказать, что процессно-ориентированные КИС есть действительно качественно новый эволюции автоматизированных систем управления. Мы не отметаем пользы и задач функционала традиционных функциональных КИС, а наоборот, признаем и используем его в полной мере, обогащая принципиально новыми возможностями целенаправленных устойчивых коммуникаций. Сначала КИС научились управлять информацией о типовых операциях, теперь они учатся управлять сотрудниками в типовых (рутинных) процессах.
Методология внедрения процессно-ориентированных КИС и роль ИТ
Какова методология построения процессно-ориентированных информационных систем?
Общая последовательность внедрения:
- Карта целей. Ответственность за ее разработку лежит на СД.
- Карта бизнес-процессов (дерево функций или диаграмма создания организацией добавочной стоимости). Существуют различные варианты, возможно и желательно, чтобы ее разработкой занималось ИТ-подразделение. Для этого выделяется отдел бизнес-аналитиков (бизнес-инженеров). Директор по ИТ, а не по закупкам компьютерной техники.
- Создание регламентов (положений о процессах) с диаграммами процессов (диаграммы деятельности). Выполняют системные аналитики.
- Создание и настройка процессов автоматизации. Выполняют системные аналитики.
- Настройка КИС и автоматизация процессов в КИС. Выполняют системные аналитики.
- Актуализация, модификация, развитие. Выполняют системные аналитики.
Рисунок 4. Логическая схема проектирования бизнес-процессов
На первом этапе формулируются цели системы управления. Это может быть дерево целей, это может быть система сбалансированных показателей, это могут быть просто отдельные KPI. В любом случае — это поставленные перед организацией цели, которых она должна достичь. Бизнес-процессы, как процессы обмена веществ в живых организмах, направлены на достижение этих целей доступными ресурсами. Таким образом, для каждой цели выделяются бизнес-процессы ее достижения. И оптимизировать надо именно процессы достижения целей, а не те, в которых, казалось бы, большие потери.
Рисунок 5. Скриншот диаграммы карты ССП.
На основании системы целей можно перейти к концептуальному моделированию, т.е. разработать систему процессов, чтобы каждая цель была <подкреплена> процессом, направленным на ее достижение. Для каждой цели необходимо разработать:
- процесс, направленный на достижение цели;
- процессы управления достижением цели, т.е. процессы планирования, учета, контроля и анализа достижения целевых показателей.
Формируется карта бизнес-процессов или диаграмма процессов добавочной стоимости ( VACD) или что-то тому подобное. Далее процессы описываются более подробно, в EPC, IDEF или других нотациях.
завершиться такое описание должно созданием процессов <нижнего уровня>, в которых расписаны элементарные функции для конкретных исполнителей. Аналитики и участники бизнес-процессов получают точные модели <как есть> и <как надо>. В нашей практике для данных задач мы используем нотацию EPC из продукта <инталев: Навигатор>, поскольку она обладает самым главным качеством, которое нужно на данном этапе — наглядность отражения процесса.
Рисунок 6. Скриншот диаграммы бизнес-процессы в формате EPC.
Критерий оптимальности бизнес-процесса — степень соответствия его результата цели, для которой он работает. Далее можно внедрять традиционную КИС, сотрудники уже должны понимать, как им надо взаимодействовать друг с другом и системой, и работа принимает обычную для современных организаций вид.
А мы идём дальше, от концептуального моделирования переходя к логическому. На основании диаграмм EPC мы формируем более <алгоритмизованные> бизнес-процессы для автоматизации, это диаграммы workflow, WFD. В них можно автоматически получить точные должностные инструкции, на уровне конкретных действий в КИС — кто, что и как должен выполнять. Возможно, это потребует доработки КИС, но конечный результат того стоит. Мы используем для WFD нотацию UML.
Для диаграммы WFD ключевым свойством, вместо наглядности, становится точность (для возможности автоматического выполнения по алгоритму). Можно сказать, что:
EPC + алгоритмизация = UML.
Рисунок 7 . Скриншот схемы workflow-диаграммы (формат UML с визуальными объектами).
Модификация настроек выполняется путем изменения параметров функций и логики переходов. Логика самого бизнес-процесса <нижнего уровня> проектируется визуально, как последовательность функций (< action>, действий, задач) с переходами и условиями. На Рисунок 7 показан фрагмент такой диаграммы в UML формате. Для каждой функции указываются ее свойства, для каждого перехода — условия его выполнения.
На Рисунок 8 изображена карточка функции, в которой проектируются все свойства и требования к ее выполнению.
Рисунок 8 . Скриншот карточки функции при проектировании автоматизированного процесса
Когда задача будет поставлена исполнителю, ее внешний вид будет интерпретирован, согласно спроектированным данным. На Рисунок 9 изображена карточка конкретной функции, поставленной конкретному исполнителю. Он должен выполнить указанное на функции действие, заполнить исходящие параметры и отметить факт исполнения.
9 . Скриншот карточки задачи на этапе исполнения (поставленной сотруднику).
Наибольший эффект от внедрения, вернее, наибольшая необходимость возникает, когда есть большое количество департаментов или филиалов, т.е. возникает функциональная или географическая разрозненность компании. Чем больше подразделений в компании, чем больше филиалов и сотрудников, тем острей встает вопрос коллективного целенаправленного взаимодействия сотрудников.
информационные системы на основе АСУ БП могут стать реальным и единственным механизмом коммуникаций внутри организации, которые запрограммированно сфокусированы на целях и стратегии организации.
