Автор статьи:
Программное обеспечение по управлению проектами от фирмы Primavera позволяет управлять сложными проектами и увеличивает вероятность успеха
нашим клиентом была фирма — производитель медицинского оборудования, входящая в объединение Fortune 100. В то время проводилась разработка нового продукта, кардинально отличающегося от всей продукции, которая производилась раньше. При этом компания удвоила свою производительность, но существенно возросло количество и сложность проводимых работ — и все это в условиях жесткого ограничения ресурсов. Управление проектом усложнилось, поскольку компания была вынуждена согласовывать свою деятельность со стандартами ISO и выполнять американские и европейские инструкции, что влекло за собой новый поток документов, тестирование и реорганизацию на различных стадиях проекта. Очень скоро система управления проектом на базе MacProject Pro, с которой работала компания, оказалась неспособной регулировать работу проекта.
Роберт Вест (Robert West) представитель консультационной компании, работающей в Tampa, Florida. Компания была приглашена для реорганизации системы контроля над проектом. «Система была безнадежно перегружена, — говорит Роберт Вест. — Расписание разрослось до 3500 работ в 150 связанных проектах. Создание зависимости между двумя работами в разных проектах занимало до 10 минут. Вы щелкаете мышкой по одной работе, потом по другой и ждете. Обновление и проверка расписания занимала столько времени, что проект успевал измениться несколько раз».
Фактически, объясняет Вест, к тому времени, когда его компания включилась в работу, сотрудники уже настолько мало доверяли системе MacProject Pro, что никто не мог сказать, когда же должен завершиться проект. Система выдавала расчетную дату окончания проекта, но сотрудники не могли серьезно относиться к этой информации.
Нужно было изменить ситуацию, и тогда появились Primavera Project Planner (P3) и Monte Carlo от фирмы Primavera.
>Microsoft Project или P3 от Primavera?
Весту предстояла трудная работа. Проект уже был в работе, следовательно, необходимо было внедрить жизнеспособную систему управления проектом как можно быстрее. Поскольку MacProject Pro может переводить расписание только в формат .MPX для Microsoft Project, Вест колебался, какую именно систему выбрать. Однако он вскоре понял, что конкурирующий Microsoft Project также не справится с поставленной задачей.
«Я перевел около четверти файлов MacProject Pro в формат Microsoft Project, чтобы понять, как Project работает с большим проектом. Очень быстро проявились два основных минуса. Во-первых, когда мы переводили файлы в Microsoft Project, в виде Управление Критическим Путем (Critical Path Management — CPM) они автоматически располагались по вертикали в случайном порядке. Получалась диаграмма, не пригодная ни для чтения, ни для управления. В CPM всегда отражался весь проект, невозможно было просмотреть выборку работ. Работать с этим видом было практически бесполезно. Вторая, более серьезная неприятность состояла в том, что Microsoft Project может открывать одновременно только немногим более 80 проектов. У нас в базе данных тогда уже было более 150 проектов, поэтому нам приходилось объединять файлы, нарушая логику проекта».
Поэтому Вест выбрал Primavera P3 для Windows . С помощью конвертера PIPE он перевел файлы формата .MPX в формат P3. Вест быстро обнаружил, что P3 — точно то, что нужно для работы со сложным расписанием его клиента. Он создал шаблон для основного проекта, затем установил коды работ, форматы макетов и ввел общие данные проекта. Поскольку каждый из 150 проектов был переведен в формат P3, Весту пришлось произвести серию изменений, чтобы приписать работам коды и ID. После этого он добавил эти проекты к группе проектов с помощью функции копирования (COPY).
«В группе каждый проект должен быть связан с предшествующим и последующим проектами, — объясняет Вест. — Это очень удобно. Для предшествующей и последующей работы отводятся специальные окна. Для создания зависимости достаточно только набрать ID, система принимает его и связывает работы за считанные секунды — а в MacProject Pro на это уходило до 10 минут!»
Вест перевел все базы данных MacProject Pro в формат P3. Связанные между собой 150 проектов включали более 3500 работ, содержащих свыше 140000 полей данных. После этого он начал снабжать своего клиента достоверной информацией о состоянии и развитии компании.
Сильные стороны P3
По мнению Веста, одна из сильных сторон P3 — это различные способы сортировки информации. «Я могу работать с большими проектами и не только рассматривать различные фрагменты базы данных, но и переводить их в PERT представление. Это дает возможность ясно видеть логику проекта. У других программных средств нет такой гибкости».
Другая сильная сторона — возможностью настраивать отчеты и макеты в P3. Каждые 2 недели Вест составляет не меньше 15 пользовательских отчетов, каждый из которых специально подобран для определенных нужд различных людей, работающих над проектом.
«P3 очень удобна в использовании, — говорит Вест. — Моя напарница раньше почти не работала с системами управления проектами, но я объяснил ей основные идеи P3. Пройдя четырёхдневный курс Primavera, она вполне освоилась с программой. Теперь она самостоятельно обновляет данные и ведет основные расчеты».
«Документация и техническая поддержка просто великолепны, — продолжает Вест. — У меня были проблемы из-за сложности и широты проекта, а также из-за необходимости конвертировать файлы .MPX. Я консультировался по телефону с сотрудниками Primavera. Они очень отзывчивы, работают быстро и не успокоятся, пока не ответят на ваш вопрос».
Вест работает с P3 на сервере на базе процессора Pentium 100 MHz. На этом сервере установлена трехпользовательская версия P3 LAN, и, кроме того, Вест приобрел пять лицензий SureTrak Project Manager для будущей работы.
«Я хочу, чтобы в будущем инженеры проектов и инспекторы имели собственную копию SureTrak и принимали больше участия в обновлении своих проектов. Я собираюсь связать проекты с основной базой данных на сервере. Моя напарница и я будем осуществлять административный контроль над расписаниями с помощью P3».
Уточнение даты завершения с помощью MonteCarlo
Вест установил программу оценки риска MonteCarlo от Primavera. Она помогает ему и его клиенту создать расписание, которое максимально соответствует директивному плану.
«Люди всегда удивляются, почему проекты выполняются с опозданием, — говорит Вест. — Но стоит посмотреть на MonteCarlo и становится ясно, что вероятность успешного выполнения расписания CPM меньше 5%».
Вест объясняет, что программа планирования CPM создает расписание, исходя из времени, которое затрачивается на выполнение каждой работы. Проблема в том, что работа довольно редко укладывается в это время. Одно — другое опоздание распространяется на всю серию работ в расписании, и так теряется время.
«Вы постоянно прибавляете время, оттягиваете сроки, — говорит Вест, — пока не дойдете до нескольких месяцев. Работая с CPM, Вы не учитываете этого».
Работа с Monte Carlo под P3
Monte Carlo справляется с этой проблемой, математически моделируя расписание. Расчет основывается не только на вероятной длительности работы. Вест приписывает каждой работе в P3 коды для трех длительностей: минимальной, максимальной и наиболее вероятной. Он запускает Monte Carlo прямо из P3, и программа определяет длительность работы как случайное число между минимальной и максимальной длительностью.
«Monte Carlo создает расписание критического пути, по которому можно установить дату завершения проекта, — говорит Вест. — Потом то же самое происходит еще раз, заново определяется длительность, создаётся новый критический путь, и вычисляется новая дата завершения. И так сто, пятьсот, тысячу раз».
Результат, который дает Monte Carlo, — это диапазон дат, к каждой из которых приписана вероятность завершения проекта к этой дате. «Например, Monte Carlo выдает диапазон дат от 25 ноября до 15 февраля и вероятность завершения проекта к каждой дате. Вероятность того, что он завершится до 25 ноября, равна 0, вероятность завершения к 5 декабря — 30%, и так далее, пока не дойдет до 100% вероятности завершения к 15 февраля».
Уточнение расписания P3 с помощью Monte Carlo
Поскольку Monte Carlo и P3 работают вместе, Вест мог брать расчеты вероятностей, сделанные в Monte Carlo и использовать их для уточнения расписания.
«Если Вы можете позволить себе роскошь выбирать дату завершения проекта, — говорит Вест, — Вы можете вычислить вероятность завершения к этой дате. Если, скажем, Вы выберете 1 февраля с вероятностью 95%, отправьте эту информацию в P3. P3 рассчитает, что ту работу, на которую инженеры откладывали 10 дней, можно сделать за 12. Вы будете работать по этому расписанию и закончите проект в срок с вероятностью 95%».
«Точно так же и обратно, — продолжает Вест, — если внешние условия требуют, чтобы проект был закончен к 1 декабря, Вы немедленно идете в отдел управления и говорите: «Вероятность того, что мы закончим проект к этому времени, — 10%. Что мы будем делать?» Определив с помощью программы Monte Carlo наиболее критические работы, можно либо сконцентрировать на них внимание и следить за тем, чтобы они выполнялись без опоздания; либо перестроить расписание таким образом, чтобы повысить вероятность окончания проекта к нужной дате. Вы можете перераспределить ресурсы, переставить работы или любым другим способом поднять процент вероятности завершения проекта в срок. Так Вы создадите новое расписание и будете придерживаться его. Вы сможете обнаружить зоны повышенной опасности прежде, чем эта опасность наступит.
«Кроме того, Вас никогда не введет в заблуждение отдельный критический путь или резерв, — продолжает Вест, — Monte Carlo укажет Вам на работы, которые находятся вне обычного критического пути. Однако существует риск, что такая работа окажется последней перед завершением проекта. В представлении PERT каждой работе присваивается число от 0 до 100, обозначающее процент времени, в течение которого она будет последней перед завершением проекта. С помощью Monte Carlo Вы можете сосредоточить свое внимание на тех работах, которые доставляют Вам неприятности».
Подводим итоги: Что нужно, чтобы принимать правильные деловые решения.
Систему управления проектом, построенную Вестом на базе P3 и Monte Carlo, в компании клиента приняли «на ура».
«Система действительно встретила самые положительные отклики, — говорит Вест, — особенно в исполнительных отделах. Обычно им просто приносят проект и говорят: „Выполняйте“. Но теперь они в восторге от расписания и качества информации, которую дает система. Ведь они могут планировать свою работу».
Система помогает не только в повседневной работе или разработке конкретного вида продукции. Управляющие компанией могут теперь принимать стратегические решения, основываясь на данных, которые стали доступны с появлением P3 и Monte Carlo.
«Управляющие глубоко удовлетворены новой системой, — говорит Вест. — Они получили контроль такого уровня, которого никогда раньше не достигали. Вначале некоторые были недовольны тем, что приходится расстаться с привычной программой Apple, но качество информации, которую дает P3, заставило их передумать. Данные перед ними. Они могут планировать работу и принимать решения, зная, что происходит и что ждет их впереди. Они могут предвидеть неприятности за месяцы до того, как они могут произойти. И они могут оценивать вероятность завершения проекта в срок с помощью программы MonteCarlo от Primavera».
Статья впервые опубликована на сайте www.pmsoft.ru
