Автор статьи:
>Автоматизация задач управления персоналом в проекте
Программное обеспечение (ПО) Primavera Systems
позволяет автоматизировать практически весь комплекс задач, связанных
с управлением проектами, как в небольших фирмах, так и крупных многопрофильных
концернах. При этом существенное внимание уделяется вопросам управления
персоналом. Эти вопросы приходится решать на всех стадиях жизненного
цикла проекта. именно качественное управление персоналом часто является
определяющим фактором успеха проекта, если, например, сам проект
слабо проработан и не все пакеты работ представлены в виде сетевых
графиков, или высокотехнологичен и результаты по отдельным работам
существенно влияют на выполнимость других работ, или когда требуется
оперативное решение непредвиденных проблем и т.д.
Обеспечение нацеленности достаточно неоднородной
как по количеству, так и по квалификации группы исполнителей на
выполнение работ по проекту является одной из важнейших задач управления
персоналом. Для того чтобы решать эту и ряд других задач в ПО Primavera
Systems заложен целый набор мощных средств. Так для детального описания
потребностей в трудовых ресурсах по тем или иным видам работ и ответственности
за их выполнение используются следующие иерархические структуры:
WBS — структура декомпозиции работ по проекту, позволяющая закрепить
за каждым элементом этой структуры (пакетом работ) конкретного ответственного;
OBS — организационная структура, определяющая уровни ответственности
и подчиненность исполнителей по проекту и позволяющая, например,
оперативно разрешать конфликтные ситуации у исполнителей одного
уровня OBS при дефиците ресурсов, бюджета или некачественном
выполнении работ; RBS — структура ресурсов, в том числе трудовых,
позволяет учитывать уровень квалификации исполнителей и их доступность
в соответствии с потребностями по проекту и т.д. Детализация проводится
до такой степени, пока по каждому из элементов проекта не будет
достигнута полная ясность по ответственности и обеспеченности квалифицированными
ресурсами. Но, к сожалению, это не все и требуется координирующее
управление персоналом. Чтобы множество выполняемых работ привело
к достижению целей проекта, необходимо собирать и постоянно актуализировать
информацию о ходе работ. Эта информация позволяет оперативно перераспределять
трудовые ресурсы в соответствии с меняющейся ситуацией по проекту.
Модульный принцип построения ПО Primavera
Systems позволяет оптимальным образом подбирать именно то решение
при автоматизации управления персоналом, которое определяется требованиями
проекта. Primavera Systems предлагает три основные серии ПО: Primavera
Enterprise — для корпоративного управления проектами, Primavera
Expedition — для управления договорными обязательствами
и рабочей документацией по проектам и PrimeContract
— для обеспечения поставок ресурсов по проектам. Существуют и другие
решения, например, для календарно-сетевого планирования отдельных
проектов или групп проектов — SureTrak
и Primavera Project Planner,
в которых также заложены широкие возможности по автоматизации управления
персоналом в проектах.
Primavera Enterprise
Основным программным продуктом этой серии является
Primavera Project Planner for the Enterprise (P3e). В ней реализован
полный набор возможностей по управлению проектами любых размеров,
эффективному управлению сроками, ресурсами и затратами как в рамках
проекта, так и в масштабах организации в целом. Portfolio Analyst
— инструмент анализа портфеля проектов, анализа хода их выполнения,
потребности в ресурсах, определения приоритетности. Progress
Reporter — web-приложение, позволяющее собирать информацию о
ходе выполнения работ исполнителями. Primavision — web-приложение,
позволяющее руководителю инициировать проект, проанализировать его
текущее состояние, просмотреть необходимые отчеты.
Primavera Expedition
Основным программным продуктом этой серии является
Primavera Expedition. Это комплексное программное решение для контроля
исполнения договорных обязательств, разработки и согласования рабочей
документации. Expedition Express — web-приложение, предназначенное
для предоставления участникам проекта доступа к БД проекта через
Internet. Expedition Analyzer — инструмент анализа данных
по проекту, построенный на базе OLAP -технологии. Expedition
Mobile — приложение для портативных устройств Palm Pilot,
обеспечивающее хранение оперативных данных по проекту и их последующую
синхронизацию с основной БД.
PrimeContract
Это решение, основанное на web-технологиях,
предназначено для осуществления электронной коммерции, поддержки
взаимодействия участников проекта и контроля выполнения проекта
в течение всего жизненного цикла. решение задач управления персоналом
в проекте рассмотрим на базе двух основных программных комплексов:
Primavera Enterprise и Primavera Expedition.
Стадия планирования проекта
База данных (БД) по проекту содержит всю информацию,
необходимую для планирования. И каждый участник проекта может получить
из нее необходимые данные. Так, в P3e содержатся:
- организационная структура проекта и организации в целом,
- структура ресурсов, которыми обладает организация, и которые
выделены на проект, - структура всех проектов, выполняемых в организации и структура
декомпозиции работ по каждому из них, - структура всех специальностей, необходимых для выполнения работ
и т.д.
Причем при назначении сотрудника определенной
специальности на выполнение работы необходимо учитывать его квалификацию.
Структура декомпозиции работ по проекту
Организационная структура отдельного проекта
Структура специальностей
Структура ресурсов предприятия
С использованием подготовленных структур
проекта и составленного календарно-сетевого графика выполнения работ
выполняется распределение ресурсов между работами с учетом их специальности,
квалификации, доступности и т.д. После этого можно оценить планируемые
сроки выполнения работ, стоимость проекта и загрузку работой отдельных
исполнителей. С помощью P3e также можно оповестить ответственного
исполнителя о порученных ему работах, а также организовать переписку
по данной работе. используя Expedition, участник проекта
может получить данные о договорных обязательствах, планируемых сроках
их исполнения, запланированном объеме финансирования из различных
источников, перечне разрабатываемой конструкторской документации
или согласовываемых документов. Наличие в P3e и в Expedition готовых
шаблонов проектов существенно упрощает процедуру планирования. Кроме
того, руководитель может создать с помощью Primavision проект,
определить для него бюджет и примерный состав ресурсов, и отдать
на исполнение руководству нижнего звена. И далее контролировать
ход выполнения работ, следя за показателями выполнения проекта и
используя набор отчетов о ходе выполнения работ.;
Стадия контроля проекта
Выполняемые проекты могут сильно различаться
по масштабам, географической удаленности их участников, объему и
характеру передаваемых данных и т.д. Поэтому существуют различные
способы получения данных о выполнении работ и управления, выработанного
на основании этих данных. Так, с помощью P3e можно получить
данные о фактических сроках выполнения работ, затраченных на это
ресурсах и бюджете, оценить ход выполнения работ по методике освоенного
объема и т.д. используя Expedition, участник проекта может
получить данные о ходе исполнения договорных обязательств и их оплате,
состоянии разрабатываемой конструкторской документации или согласовываемых
документов. При этом каждый участник проекта получает информацию,
нужную для решения поставленных перед ним задач. Централизованное
хранение данных по проектам также позволяет автоматически контролировать
заданные показатели проекта. В случае их выхода за допустимые границы
участники проекта получают по электронной почте уведомление соответствующего
содержания.
Работа с уведомлениями
За счет использования Expedition Express
каждый сотрудник, имеющий выход в Internet, может получить доступ
к данным по договорным обязательствам, ходу разработки конструкторской
документации, перечню поставленных перед ним задач. Так, сотрудник,
занятый разработкой конструкторской документации, может увидеть,
какова последняя версия нужного ему чертежа, и даже просмотреть
его в электронном виде.
Задача контроля хода выполнения проекта решается
руководителем с помощью Portfolio Analyst или Primavision.
Причем использование Primavision делает возможным контроль выполнения
проекта через Internet, что актуально для географически распределенных
проектов. Для таких проектов актуальной оказывается задача сбора
данных о времени, затраченном на выполнение работ. В этом случае
исполнители с помощью Progress Reporter передает данные через
Internet/Intranet в центральный модуль — P3e. Некоторым сотрудникам
приходится работать вдали от основного офиса и даже без средств
связи (например, на стройплощадке). В этом случае полученные на
месте данные о выполненных поставках, возникших вопросах и т.д.
могут быть записаны на портативное устройство Palm-Pilot с помощью
Expedition Mobile с последующей синхронизацией с основной
БД по договорным обязательствам.
Получение от персонала данных о ходе выполнения
работ
)
Переписка по ходу выполнения работы
На разных уровнях управления существует различная
потребность в детализации информации о ходе выполнения проекта.
исполнитель может работать с детальными данными по проекту, используя
для этого P3e и Expedition. В то же время, для руководителя,
аналитика или сотрудника финансовой службы эта информация может
быть представлена в том разрезе и с той степенью подробности, которые
удобны для анализа информации или принятия управленческого решения.
Для этого используется Portfolio Analyst и Expedition
Analyzer.
Для регистрации всех формальных взаимодействий
участников проекта (передача документации на рассмотрение, отработку
или утверждение, регистрация протоколов совещаний, подготовка сопроводительных
документов, протоколов разногласий участников, запросов информации
и ответов на них, формальных уведомлений о необходимости внесения
изменений и т.д.) используется Expedition. Существующая в
нем возможность отправки документов по электронной почте позволяет
существенно упростить процесс их подготовки. В этом случае документ,
созданный в Expedition во Владивостоке может быть переслан на утверждение
в головной офис в Москве по электронной почте.
«Широковещательным» инструментом
предоставления информации о ходе выполнения работ является web-сайт
проекта, формируемый в P3e. Он может содержать различную
информацию для различных категорий сотрудников: от укрупненных графиков,
до детальных данных по загрузке работой каждого участника проекта.
Web-сайт проекта
Статья впервые опубликована на сайте www.pmsoft.ru
