Каждая организация общего режима может сама разрабатывать формы ведения налогового учёта, а налогоплательщика с УСН — упрощенной системой налогообложения выбора не дали. Главным документом, которым они должны пользоваться является Книга учёта, которая утверждена в 154–м приказе Минфина 31 декабря 2008 года.
Вести эту Книгу можно как на бумаге, так и не компьютере. Инструкция ведения одинакова, только бумажную Книгу необходимо заверить в налоговой службе до внесения записей, а распечатанную электронную Книгу учёта заверяют, когда налоговый период заканчивается. Перед тем, как её заверить, необходимо, чтобы Книга была прошнурована, пронумерована, в конце указано количество страниц, подтверждения подпись руководящего лица и поставлена печать.
В феврале 2010 года Федеральная Налоговая Служба объявила, что заверять Книги учёта необязательно, но она не отменена. Поэтому можно самим решить надо это вам или нет.
В Книгу учёта входят следующие разделы:
1) Для упрощённой системы. Пункт 5 заполняют при объектах доходы минус расходы, организации могут сюда вписывать доходы для собственных целей.
2) Расходы ( основные средства, нематериальные активы). Записывают каждый объект основных средств и активов и в конце квартала сумму расходов вписывают в 1 раздел.
Записи одного объекта вносят каждый квартал, пока остаточная стоимость не будет списана. При приобретении основного средства в мае во 2 квартале записи делают во 2, 3 и 4 кварталах.
3) Цифры прошлых убытков, на которые уменьшают базу налогов для объекта (доходы минус расходы).
Основные средства, нематериальные активы, купленные при УСН.
Стоимость основных средств зависит от времени покупки.
Если основные средства или нематериальные активы появились при УСН, то надо сделать, чтобы объект был внесён в эксплуатацию, а нематериальные активы принять на бухучёт. Затем необходимо отдать документы на регистрацию, если это нужно. В расходах можно учитывать основные средства и активы нематериальные, которые оплачены не полностью.
Стоимость основных средств и нематериальных активов, появившихся при УСН включают равными частями по кварталам, которые остались до конца налоговых периодов в расходы.
Делают запись во втором пункте. Пишут порядковый номер записи, название объекта ОС средства или актива, дата оплаты, дата подачи документа на регистрацию. Когда регистрация не нужна, ставим прочерк. Затем отмечаем дату ввода эсплуатации основных средств или дату принятия на бухучет актива. Потом ставят первоначальную стоимость объекта, согласно правам бухгалтерского учета.
В первоначальную стоимость основных средств входят затраты на приобретение, на строительство, доставку, установку, таможенные сборы, оплату посредникам. Возмещаемые налоги сюда не входят. Тем, кто пользуется УСН, не платят НДС, и такой налог им не возвращается.
Первоначальная стоимость нематериального актива — уплаченная или начисленная сумма покупки или создания актива и расходы на обеспечение условий для использования объекта по его назначению.
В пункте 9 ставят количество кварталов года, при которых имущество используется. Если объект приобретён, оплачен и введён в строй в марте в I квартале, то он будет использоваться во всех четырёх кварталах. Тогда надо ставить в этом пункте 4.
Пункт 10 — это указание доли стоимости ОС и нематериальных активов, которые можно списывать в процентах в текущем периоде. Стоимость имущества при УСН учитывают полностью во время одного налогового периода и он равен 100%.
Процентную долю стоимости объекта для списания в расходы рассчитывают в пункте 11 и показатель из пункта 10 делят на цифру из пункта 9. Полученный результат округляем.
Пункт 12 — расходы ОС и нематериальные активы, учитываемые в каждом квартале.
Пункт 13 -расходы налогового периода. (произведение цифр пунктов 12 и 9).
Пункты 14 и 15 на объекты при УСН заполнять не нужно, а в пункте 16 записать дату реализации имущества.
ОС и нематериальные активы до перехода на УСН.
Остаточную стоимость определяют до конца периода налогового и вписывают во второй раздел Книги учета.
Учет остаточной стоимости зависит от срока пользования. Если он до трех лет, остаточную стоимость списываем в течение одного периода, а когда срок больше, то по 50% в первый, 30% во второй и 20% в последний налоговые периоды. При сроке больше 15 лет остаточная стоимость находится в десяти налоговых периодах в расходах.
Годовые суммы списываются равными долями поквартально.
Записи во второй раздел делают после ввода в эксплуатацию, оплаты и отдачи на регистрацию.
Пункт 6 — первоначальная стоимость.
Пункт 7 — срок использования актива.
Пункт8 — остаточная стоимость.
Пункты 1—5 аналогичны пунктам при УСН.
При смене УСН остаточная стоимость ОС и активов нематериальных на день перехода — разность первоначальной стоимости и амортизации. До УСН применялся ЕСХН: остаточная стоимость при переходе на ЕСХН минус расходы на этом режиме. Если же платился ЕНВД, то первоначальную стоимость уменьшают на величину амортизации.
Пункт 9 — сколько кварталов эксплуатируется объект и активы в налоговом периоде.
Пункт 10 — доля остаточной стоимости.
Пункт 11 аналогичен по УСН.
Пункт 12 — произведение показателей пунктов 8 и 11, поделенному на 100.
Пункт 13 – умножение показателей 9 и 12.
Пункт 14 — остаточная стоимость при УСН в предыдущие годы.
Пункт 15 — стоимость, переносимая на будущее.
Пункт 16 — дата реализации объектов.
В заголовке и итоге второго раздела надо указать отчетный период.
Во второй раздел вносят записи за соответствующий квартал, а не за отчётный период, чтобы не было завышения или завышения расходов и не получить недоимку налога.
Налоговым периодом при УСН является календарный год.
Правильное заполнение книги учета доходов и расходов важно для любой организации, особенно там, где занимаются торговлей, и где маркетер делает большое количество продаж ежедневно.
