Движение документов внутри организации процесс довольно – таки сложный и многогранный. Для того сделать его немного проще в последнее время активно внедряются системы с использованием штрихкодирования. Система управления документами позволяет выполнять следующие операции:
- вставка уникального кода в форму документа
- быстрый поиск документов по коду
- использование штрихсканера или сканера для считывания кода
- отсутствие ошибок на предмет неправильного кода в документе
- быстрый анализ информации в системе
Для обычного человека абсолютно ничего не понимающего в штрихкодировании наглядным примером может послужить ситуация в супермаркете. Вы покупаете товар, на котором уже стоит какой-то штрихкод. Кассир проводит сканером по товару, таким образом, считывая этот код. В систему поступает информация о том, что товар «х» продан. Теперь в любое время, если будет необходима информация о товаре, ее всегда смогут найти по коду. С документами ситуация аналогична. При создании документа ему присваивается уникальный код, с помощью которого его всегда можно найти в системе. Теперь легко будет узнать, у какого исполнителя он находится, какой путь прошел тот или иной документ.
