Автор статьи: Дебет-кредит
>
Эффективная организация рабочего процесса на предприятии или в отделе зависит от того, на сколько четко будут даны ответы на вопросы: <кто делает>, <что делает и в какой последовательности>, что получает <на входе> и предоставляет <на выходе>.
Бизнес-процесс это не только производство и реализация. Это и менеджмент и маркетинг. Это, в конце концов, и организация работы бухгалтерской службы. Вот почему использование автоматизированной системы документооборота и бизнес процессов, интегрированной с учетной системой дает максималные результаты.
Программный продукт <инталев: Документооборот 2005> — это новая система, которая автоматизирует эти задачи, используя организационную структуру предприятия, карту бизнес процессов организации, распределение функций по исполнителям и схему информационных потоков в компании. Существенным преимуществом программы является то, что при взаимодействии с учетной системой <1С:Предприятие 8.0> пользователь получает дополнительные возможности:
- отсутствие двойного ввода данных (данные из учетной системы могут сразу попадать в контур документооборота);
- значительное ускорение обработки данных;
- разделение функций по вводу и обработке данных.
К тому же продукт не имеет отраслевой специфики, и благодаря гибкой настройке в нем индивидуальных бизнес процессов и схем документооборота подойдет для любого предприятия.
Все преимущества на вашем рабочем столе
Не смотря на масштабность задач, выполняемых с помощью <инталев: Документооборот 2005>, сам комплекс необыкновенно прост в управлении. Чтобы настроить бизнес-процесс в программе достаточно просто владеть компьютерной грамотой и иметь спроектированный бизнес-процесс. Все настройки производятся при помощи визуального, интуитвно понятного интерфейса. Это позволяет значительно сократить сроки и затраты на внедрение за счет исключения целых этапов (например, конфигурирования в <1С:Предприятии>, отладки кода). За счет интеграции с учетной системой <1С:Предприятие> намного упрощается и ускоряется документооборот на предприятии. Документы централизованно вводятся в единый электронный архив, откуда они становятся доступны различным пользователям. К каждому первичному документу можно прикрепить другие документы (файлы, тексты, изображения), и тем самым собрать всю документальную базу в единой системе.
Снижение затрат обеспечено и при сопровождении и развитии программы: прежние настройки можно скопировать, сохранив исходные для истории, и внести изменения в новые настройки.
А вот успешное внедрение программы гарантировано проверенной методикой и специальной фирменной РОСТ — технологией*. В ней четко прописаны все этапы внедрения, их результаты, фиксированные сроки и точные стоимости.
Преимущества данного продукта над своим предшественником — <инталев: Бизнес-процессы> — очевидны. В его состав включены готовые схемы документооборота и примеры схем бизнес процессов, внедренных и работающих на других предприятиях, библиотека отраслевых и специализированных бизнес процессов, шаблонов документов и настроек.
Данная программа значительно отличается от традиционных систем документооборота. Это не просто электронное хранилище документов и папок, она позволяет привязать их к определенным стадиям выполнения работ, распределив между сотрудниками и координируя их деятельность.
больше чем документооборот
Программный продукт <инталев: Документооборот 2005> (далее, 2005) это значительный шаг вперед в отношении возможностей, реализованных в <инталев:Бизнес процессы>.
В электронном архиве <2005> можно хранить не только любые документы произвольных форматов, но и их образы. Например, к сохраненному договору можно прикрепить отсканированную копию этого документа с печатью. К тому же в архиве можно делать произвольную классификацию документов по созданным пользователем признакам или задавать <метки>, ключевые слова для более оперативного поиска.
В программе появилась возможность без программистов проектировать произвольные виды справочников и документов, с настройкой для них экранных и печатных форм, что значительно ускоряет автоматизацию даже нестандартного бизнес процесса.
В модели бизнес процессов появился новый объект — <сигнал>, использование которого координирует выполнение работ между разными ветками процесса. Например, выполнение договора <Продажа товара> будет идти одновременно двумя потоками: 1-й — комплектация и отгрузка товара со склада, 2-й — оформление документации и контроль оплаты. использование объекта <сигнал> позволит выполнить задачу по отгрузке товара только тогда, когда будет выполнена функция <Оплата>.
Бизнес процесс, созданный в <инталев: Документооборот 2005>, можно сделать более гибким, используя формулы. Подобно условным операторам в Excel, с их помощью будет выполняться то или иное действие, в зависимости от значения, введенного в формулу. Например, задав формулу в условиях для переходов, заказ стоимостью 1000 грн. будет автоматически размещен в малом цеху, а не на главном конвейере, где выполняются заказы от 10000 грн. Формула настраивается в удобном редакторе.
Что дает <инталев:Документооборот 2005>
- повышение производительности труда офисных сотрудников;
- снижение затрат на обработку данных;
- снижение расходов на обучение персонала;
- гарантированное выполнение регламентов и правил;
- быстрое изменение распределения функций и схем информационных потоков, автоматический запуск новых правил;
- сокращение затрат на приобретение новых программ за счет создания единой информационной среды.
инструментарий программы пополнился возможностью использовать макросы. С его помощью можно, например, при выполнении задачи по отгрузке товара, автоматически показать кладовщику накладную, которую он должен распечатать. Пользователь сам сможет создать даже сложный макрос, подбирая готовые макросы из встроенного каталога.
Еще одна важная особенность новой программы — имитация выполнения бизнес процесса. Это позволяет еще на этапе моделирования процесса рассчитать его стоимость, вероятность выполнения с заданными параметрами и вероятность сбоев при реализации какого-либо процесса.
Значительно расширены в программе возможности отчетности по контролю выполнения бизнес процессов. Отчеты по статистике, с гибкой настройкой и фильтрацией данных помогают выявить узкие места процесса, проанализировать и оптимизировать его.
<инталев:Документооборот 2005> автоматизирует:
- составление и анализ бизнес процессов,
- постановку задач, контроль их выполнения и передачу информации между сотрудниками,
- выбранную систему документооборота, настройку видов документов и получение отчетов по архиву документов,
- формирование документов на основе уже введенных в учетную систему и контроль их состояния,
- хранение и поиск документов в электронном архиве,
- получение всей отчетности по задачам в различных разрезах (по исполнителям, функциям, срокам, документам и т.п.).
журнал «Дебет-кредит» №3 2005
http://www.dtkt.com.ua/
