Автор статьи: Юрий Романов
>
В этой статье автор рассказывает о продуктах класса ORGWARE, так называемых «организационных продуктах», которые становятся все более популярными и востребованными в современном российском менеджменте. В частности, автор подробно остановится на программном продукте «1С-инталев: Бизнес-архитектор» — первом решении такого рода, реализованном на платформе «1С: Предприятие».
Объект управления — организационная структура
Организация — это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общих целей. Для грамотной координации необходимо правильно представлять текущее состояние организации. Если представить организацию в виде набора взаимосвязанных структур, то, управляя такими структурами, мы управляем самой организацией. Руководство каждого предприятия определяет самостоятельно, какими структурами оно управляет. Традиционно, это организационная, финансовая структура, бюджетная и маркетинговая, а в последнее время стало модно управлять структурой процессов и структурой менеджмента качества.
В теории существует много разновидностей организационных структур, это и функциональная структура, и матричная и федерально-децентрализованная структуры, финансовую структуру методологи финансового менеджмента тоже выстраивают по-разному. Но каким бы ни было управление — оно должно быть структурированным и регламентированным. Если управление на предприятии не организовано, это означает, что работа на предприятии ведется без всяких правил, в режиме хаоса. В такой ситуации одна и та же проблема может решаться много раз и не всегда решения, особенно если они принимаются разными людьми, совпадают. решения принимаются интуитивно, наугад, что влечет за собой ненужные затраты времени и ресурсов. Чем больше бизнес — тем вероятнее возникновение дефицита ресурсов на прикрытие всех авральных мест. Очень часто предприятия разрушаются именно в силу своей плохой управляемости. Значит, структуризация необходима.
Организация, с точки зрения структуры — понятие многомерное. И управленческие решения в организации принимаются на основании множества факторов. Для поддержки принятия управленческих решений эти факторы необходимо выстроить в ряд (классифицировать), а также спроецировать между такими классификаторами ассоциации или связи. Это достигается путем создания проекций-матриц, которые могут состоять из неограниченного множества классификаторов, служащих измерениями.
Если бизнес достаточно сложен, то задача его структуризации редко выполнима «на коленке». Как правило, необходима: команда собственных сотрудников, внешние консультанты и инструмент — программное обеспечение, в котором можно построить структурированную модель предприятия.
ORGWARE — организационный продукт
Существует целый класс программных продуктов (так называемые «организационные продукты»), которые ускоряют процессы упорядочивания деятельности, поддерживают основные процедуры построения организационных и прочих структур и создают внутрифирменных регламентных документов и положений. В России подобные продукты принято относить к классу.ORGWARE.
Самый первый российский ORGWARE был разработан компанией «БИГ-СПб» На платформе «1С:Предприятие» продукты этого класса пока не разрабатывались, и программный продукт «1С-инталев: Бизнес-архитектор» стал первым программным продуктом класса ORGWARE, разработанным на платформе 1С:Предприятие 7.7. В конце марта 2003 года продукт прошел сертификацию «1С: Совместимо!». Не смотря на то, что продукт вышел совсем недавно (в марте 2003 года) его уже приобрели и внедряют несколько петербургских предприятий, что демонстрирует его востребованность рынком.
Продукт класса ORGWARE может использоваться на предприятии совместно с любыми другими продуктами класса software, т.е. продуктами, автоматизирующими оперативную деятельность в рамках определенных функций. При работе с software периодически возникает необходимость провести реструктуризацию данных, или удобным образом обработать существующие, и здесь как раз могут понадобиться возможности программ класса ORGWARE. Преобразованные данные в ORGWARE затем можно загрузить назад. Таким образом, возникает цикличность в использовании программных продуктов. Кроме того, такие продукты универсальны с точки зрения применения: они могут использоваться в работе как специалистами внутри конкретной компании, проводящими, скажем реструктуризацию предприятия, создающими Систему Менеджмента Качества и пр., так и независимыми консультантами и аналитиками. Программные продукты класса ORGWARE могут применяться на предприятиях любых отраслей, вне зависимости от размера и сферы деятельности.
Одна из основных функций программы — представление данных в виде матрицы распределения. Эта возможность позволяет в удобной форме представить и распределить любые связанные данные между собой. Организованные и структурированные таким образом данные можно выгружать в функциональные модули, позволяющие решать прикладные задачи. Структурированные в «Бизнес-архитекторе» данные могут формировать информационную основу всего программного обеспечения предприятия.
Примером подобного использования «Бизнес-архитектора» может быть кадровый учет. Если на предприятии был сформирован состав-классификатор подразделений, эти данные могут быть использованы в информационном модуле учета кадров предприятия, в то время как другая часть той же модели предприятия, связанная с бюджетированием — например, управленческий план счетов и финансовая структура могут использоваться в информационнном модуле финансового планирования и учета. Но информационную основу для обоих модулей представляет единая модель данных в «Бизнес-архитекторе».
Приведенные примеры далеко не исчерпывают список возможных областей применения. Можно использовать программу при структуризации и решении управленческих задач в таких областях как Маркетинг, Производство, система качества и многие — многие другие др.
Для того, чтобы познакомиться с возможностями свойств программ класса ORGWARE, покажем это на примере функциональных возможностей программы «1С-инталев: Бизнес-архитектор».
Функциональные возможности «1С-инталев: Бизнес-архитектор»
1. Структуризация бизнеса предприятия
- Логическая структуризация.
Предприятие представляется в виде модели, разделенной логически на отдельные области управления. Каждая область управления имеет свой набор классификаторов, проекций и отчетов, свою, настраиваемую персонально для каждого пользователя безопасность. Представление и навигация по данным осуществляется при помощи проводника, объекты которого представляют собой единую систему. - Формализация и визуализация классификаторов.
Любой справочник может быть представлен как для редактирования, так и для просмотра в виде структуры дерева, списка, а также организационной диаграммы. Предусмотрена масштабируемость, полезная при групповой работе над структурами предприятия. - Система распределений.
Классификаторы связываются между собой путем создания проекций. Возможна работа с многомерными проекциями, состоящими из нескольких классификаторов-измерений, а также с проекциями, связи в которых представляют собой не одно значение, но систему значений. - «Типизация» проекций.
Проекции разделяются на типы, что характерно для многовариантного проектирования. Одно и то же распределение может быть представлено в виде различных вариантов. Может быть полезно, например, при управлении изменениями, когда существуют проекции одного типа: проекция «как есть» переходит в проекцию в формате «как надо», а также для сравнения различных вариантов построения управленческих структур.
2. Регламентация деятельности предприятия
- Настройка регламентных документов.
Пользователь настраивает шаблон регламентного документа, состоящий из блоков, которыми могут служить классификаторы, проекции и внешние документы. - Получение регламентов.
Настроенный регламент автоматически формируется в MS Word согласно ранее настроенным правилам и форматам. Для каждого объекта может быть выбран свой стиль и формат шрифтов, своя цветовая гамма, что позволяет выделять отдельные блоки регламента удобным для пользователя способом. - Обновление регламентов.
В случае внесения изменений в структурированные данные изменения в регламентные документы будут внесены автоматически «при нажатии на одну кнопку». - Получение оперативной отчетности.
Пользователь может оперативно получить данные о содержимом классификатора, проекции, сводный отчет по 2 проекциям и т.п. В отчете можно получить детальную информацию по измерениям с настройкой стилей и других параметров на каждое измерение, получить информацию по атрибутам классификаторов, представить отчеты, как в виде списка, так и в табличном виде. Таким образом, пользователь может удобным для себя образом представить всю имеющуюся в программе информацию. - Формирование структуры в виде организационной диаграммы (Объект MS Office).
На основании классификатора в программе MS Excel формируется в визуальном представлении организационная диаграмма, которая является объектом MS Office. - Отчет о структуре модели.
В виде таблицы выводится вся информация о структуре модели, кто и когда ее создал, версия, состав, описание и т.п. Можно анализировать совокупность и полноту содержимого модели.
3. Обмен данными с внешними источниками
- Программа позволяет выгрузить имеющуюся модель целиком в формате xml или только ее структуру. Консультанты имеют возможность многократно использовать результаты своей работы, а холдинги — обмениваться данными.
- Обмен данными с другими конфигурациями 1С: Предприятие 7.7. Пользователь может осуществлять как загрузку, так и выгрузку данных из программы «1С-инталев: Бизнес-архитектор» в другую программу. Такими данными могут быть система справочников с владельцем, справочник с его реквизитами, план счетов, которые выгружаются в программу «1С-инталев: Бизнес-архитектор», обрабатываются удобным способом и загружаются назад в изначальную систему.
- Возможность обмена данными — классификаторами с другими базами данных (не обязательно «1С: Предприятие 7.7») через промежуточные форматы txt и xml. Если у пользователя есть структурированный список MS Office, его можно автоматически преобразовать в классификатор.
4. Сервисные функции
- Преобразование данных.
На основании имеющегося распределения (проекции) пользователь, задав определенные правила, может получить новое распределение. Например, это используется для автоматического получения нового распределения орструктуры по выполняемым функциям на основании имевшегося, если изменилась орструктура предприятия. - Объединение данных.
Данные имеющихся 2 проекций с измерениями одного типа преобразуются в единую матрицу распределения. Таким образом пользователь может структурировать матрицу по частям удобным для себя образом. - Умножение данных.
Распределения разных видов с одним общим измерением можно соединять в объединенное распределение с увеличенной размерностью. Математически это можно представить так: N-мерная проекция + 2-мерная проекция = (N+1)-мерная проекция. используя на примере бюджетирования эту функцию, можно из распределений ЦФО/Бюджет и Бюджет/Статья получить распределение ЦФО/Бюджет/Статья. - использование мастеров (Wizards).
Любые сложные операции в программе могут быть произведены с помощью мастеров-помощников. Поэтапно выполняя инструкции мастера, пользователь получает необходимый результат без особых усилий.
5. Дополнительные возможности
- Обучение программе.
Основные функции структуризации бизнеса поэтапно можно выполнить при помощи так называемого Мастера Бизнес-архитектора. Программа сама подсказывает, что, каким образом и в каком порядке необходимо выполнить, чтобы структурировать определенную область своего бизнеса. Особенно полезна эта функция при начальном освоении программы. - Динамическая справка.
На текущие вопросы пользователя в любом месте программы ответит Умный Помощник, знающий ответы на часто задаваемые вопросы. - Настраиваемый интерфейс.
Пользователь самостоятельно может настроить свой интерфейс, оперируя оформлением: масштабом шрифтов, стилем и цветами полей и объектов.
11. Методическая поддержка
- Референтные модели. В демонстрационной базе программы имеются модели — методические образцы структурированной информации. Эти демонстрационные примеры используются в обучающих программах «инталев» по постановке бюджетирования и стратегического управления предприятием. Также в демонстрационной базе существуют классификаторы, традиционно используемые при построении Системы Менеджмента Качества.
Перспективы на будущее
Программа «Бизнес-архитектор» является отдельной конфигурацией системы «1С:Предприятие 7.7» и может эксплуатироваться с любой из трех компонент: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет» или «Расчет». По мере выхода новых релизов конфигурации «1С-инталев: Бизнес-архитектор» производится обновление программы. Обновленные конфигурации доступны для скачивания клиентам в разделе Скачивание. Программа не выдвигает дополнительных требований к ПК, кроме стандартных требований, выдвигаемых платформой «1С:Предприятие 7.7».
Результатом применения программы является формализованная структура областей управления предприятием, а также ряд сформированных регламентных положений и инструкций, являющихся основой для управленческой деятельности компании.
Разработчики программы «1С-инталев: Бизнес-архитектор» 1.0 планируют ее дальнейшее развитие в сторону постановки на предприятии системы процессного
управления.
Краткая справка о продуктах ORGWARE (Organization Ware)
Впервые подобные средства появились на Западе и в качестве программных модулей входили в состав наиболее мощных систем комплексной автоматизации (SAP R/3, BAAN и др.). Информация, полученная в результате применения средств ORGWARE, служила связующей основой для дальнейшей работы всех функциональных приложений корпоративной информационной системы».
Сегодня программные продукты для организационного моделирования являются самостоятельными программами и поставляются вне рамок дорогих решений по автоматизации. Они применяются не только для решения задач проектирования систем управления, но и для организации деятельности всего предприятия в целом. Первый подобный самостоятельный продукт в России был разработан специалистами «БИГ-СПб».
