Как управлять запасами. Часть 2.

Автор статьи: Хоминский В.

>

Общие принципы эффективного управления запасами

Помимо математических методов, позволяющих рассчитать оптимальные параметры системы управления запасами, предприятиям не стоит забывать и о более простых, но не менее действенных способах управления запасами.

Группируйте запасы

Описанные выше методики, требующие трудоемких расчетов и сбора данных, не стоит применять ко всем номенклатурным позициям сырья и материалов. Здесь уместно напомнить правило Парето, согласно которому 20% усилий дают 80% прибыли. В данном случае это означает, что 20% наименований запасов влекут 80% затрат, связанных с оборотом запасов. Поэтому все запасы нужно проранжировать в зависимости от их влияния на релевантные затраты. Для этого можно использовать метод АВС, предполагающий группировку запасов на три группы (А, В, С).

Для управления запасами группы А следует применять наиболее сложные методы, тщательно отслеживать обороты, статистику и повышать точность расчетов. именно для запасов этой группы нужно точно рассчитать оптимальный размер заказов и точку перезаказа. Для группы В можно применять те же методы, но используя более простые расчеты. Запасы группы С можно отслеживать реже, создавая страховой запас в разумных пределах, чтобы они постоянно были на складе. Функции контроля над запасами данной категории можно делегировать менеджерам среднего звена 6.

Создайте регламенты

Какими бы точными ни были расчеты и какой бы хорошей ни была созданная на предприятии модель управления запасами, она не будет работать, если отсутствует эффективное управление, а также четкие и понятные регламенты, описывающие порядок работы с запасами.

Личный опыт
Александр Кабанов

Часто на предприятии нет целостной информации о состоянии запасов. Например, в бухгалтерском учете может возникнуть искажение информации из-за наличия отбракованных материалов, вследствие чего недостоверно отражается состояние дел с запасами. Это в свою очередь приводит к неэффективным закупкам. Не на всех предприятиях есть классификаторы продукции: один и тот же вид запасов может храниться под разными номенклатурными номерами на разных складах. В результате не исключены ситуации, когда отдел закупок приобретает материалы, которые уже имеются в наличии, тем самым завышая затраты на хранение и увеличивая отвлечение денежных ресурсов на финансирование оборотных средств.

Александр Иванов

Мы смоделировали процесс управления запасами в нашей компании, который основывался на расчете оптимального размера заказа и прогнозировании потребности в материалах. Но однажды выяснилось, что мы совершенно не застрахованы от ошибок сотрудников. К примеру, поставка была задержана только из-за того, что менеджер забыл отправить заявку и вспомнил об этом только на следующий день.

Руководствуйтесь здравым смыслом

Приведем простые рекомендации, которые помогут существенно облегчить задачу управления запасами.

1. Регистрируйте все материалы, вывозимые со склада. Для каждого типа выбытия материала со склада должен быть определен документооборот.
2. Заказывайте только то количество нетипичных или специальных продуктов, которые ваш клиент уже согласился оплатить. Если это невозможно, дайте знать сотруднику, отвечающему за такой заказ, что он будет персонально ответственен за издержки по запасам, которые не были распроданы в течение, например, 9 месяцев.
3. Утвердите перечень хранимых материалов для каждого из складов. Определите и используйте адреса основного и дополнительного мест хранения для каждой из товарных позиций. Все документы по выдаче и получению продукции должны содержать адрес основного хранения. С корректным адресом хранения проще выполнить заказ на отгрузку. Это можно поручить наименее опытным сотрудникам, а наиболее квалифицированных специалистов сконцентрировать на получении продукции и управлении складским запасом.
4. Защитите свою компанию от воровства. Мелкие кражи являются более существенной проблемой, чем многие предполагают. лучший способ воспрепятствовать им — объяснить сотрудникам, что кража запасов повлечет за собой снижение зарплат и премий. Для этого нужно ограничить доступ на склад, достойно оплачивать труд своих сотрудников, чтобы они были заинтересованы в этой работе, и немедленно увольнять людей, уличенных в краже.
5. Внедрите контроль за временем оформления документов. Все документы по изъятой со склада продукции должны быть заполнены до конца текущего дня и внесены в информационную систему. Поступление товара на склад должно оформляться в течение 24 часов.
6. Обеспечьте точность складских данных. Внедрите комплексную программу регулярной циклической инвентаризации. Она может заменить ежегодную инвентаризацию.
7. Задокументируйте процесс закупок.
8. инициируйте постоянную программу контроля «мертвых» и избыточных запасов. Обычно избыточным считается запас, который лежит дольше 12 месяцев. Вот некоторые варианты управления такими запасами:
   • переведите избыточный запас в филиал, которому он может быть необходим;
   • верните избыточный запас поставщику;
   • снизьте цену на избыточный запас;
   • предложите специальные комиссионные за продажу избыточного запаса;
   • продайте запас конкуренту;
   • пожертвуйте избыточный запас на благотворительные цели;
   • в крайнем случае выбросите запас, исключите из своих финансовых отчетов и освободите место на складе.
9. Обучайте персонал: убедитесь, что все сотрудники представляют себе объем убытков вследствие неэффективного управления запасами.
10. Включите управление запасами в корпоративную политику.

Личный опыт
Александр Кабанов

Создавая систему управления запасами, на первое место я всегда ставлю обучение персонала. Ведь не понимая, каким образом уровень запасов влияет на финансовые показатели предприятия, очень сложно перестроить работу менеджеров и специалистов, от решений которых зависит объем запасов.

Затем следует создать систему отчетности (классификаторы, форматы отчетов, порядок их формирования и представления), без которой невозможны разработка каких-то нормативов и их последующий контроль.

Далее разрабатываются нормативы, определяется оптимальный заказ и т. п., которые закрепляются регламентирующим документом (приказ, положение) и доводятся до менеджеров.

Подводя итоги

Несмотря на то что точные аналитические методы управления запасами пока еще не применяются многими отечественными компаниями, они постепенно получают все большее распространение благодаря повышению квалификации российских менеджеров. Способность проводить логистические операции с наименьшими затратами уже сегодня является одним из основных конкурентных преимуществ для дистрибьюторских фирм, функционирующих в условиях высокой ценовой конкуренции и низкой нормы рентабельности, для супермаркетов и магазинов розничной торговли, а также оптовых компаний. Если по объективным причинам сложные методы управления запасами предприятию недоступны, то можно использовать более простые рекомендации. Однако управление запасами в том или ином виде должно быть реализовано в каждой компании, работающей на конкурентном рынке.

«Методы управления запасами определяются спецификой предприятия»

интервью с генеральным директором компании ООО «Древимпекс» (Москва) Владимиром Суруджиевым

— С чего необходимо начинать создание системы управления запасами на предприятии?

— Первое, что нужно сделать, — это понять, что для вашего предприятия не подойдет система управления запасами, применяемая на другом предприятии. наша компания является управляющей для ряда деревообрабатывающих предприятий, поэтому нам есть с чем сравнивать. Уникальность системы управления запасами каждого предприятия определяется рядом факторов, например количеством необходимого сырья и материалов, условиями поставки и работы с поставщиками, территориальным положением предприятия относительно основных поставщиков и т. д. Тем не менее есть некоторый алгоритм, которым нужно руководствоваться при создании системы управления запасами.

— Не могли бы Вы рассказать о нем поподробнее?

— Управление запасами призвано обеспечить бесперебойную работу предприятия. Поэтому начинать этот процесс следует с того, что все материальные ресурсы, используемые в производстве, разделить на три группы по степени их важности. Для фанерных комбинатов, которые находятся под нашим контролем, к первой группе наиболее важных ресурсов относятся древесина (березовый кряж), клей (смола), используемый при производстве фанеры, и ряд других химикатов. Вторая группа — ресурсы, отсутствие которых негативно скажется на производственном процессе, но не вызовет его остановки: в основном это горюче-смазочные материалы для работы парка лесовозов, а также запчасти для ремонта техники и оборудования. И третья группа — все остальные ресурсы, которые приобретаются по необходимости и практически не оказывают влияния на производственный процесс.

После того как запасы разделены на группы, нужно определить потребность в ресурсах по каждой из этих групп. При этом точность планирования зависит от группы, для которой оно проводится. Очевидно, что наибольшее внимание нужно уделять первой группе. Для фанерных комбинатов не представляется сложным управление поставками наиболее важного сырья — древесины. Поставки осуществляются каждый день в размере дневной потребности. Максимальный размер запаса на складе, который не должен быть превышен, устанавливается в объеме дневной потребности и страхового запаса. Однако проблемы с планированием потребности в древесине начинаются в межсезонье, когда дороги закрываются и нет возможности завозить нужные объемы древесины. Для того чтобы избежать простоев, нужно максимально точно спрогнозировать длительность этого периода и создать необходимый запас.

С планированием потребности в клее (смоле) этих проблем не возникает. Как правило, мы заказываем одну-две железнодорожные цистерны в зависимости от производственной программы. Доставленный объем хранится на комбинате. Это гораздо дешевле, чем несколько раз заказывать автоцистерну, пытаясь сэкономить на затратах на хранение. К тому же, если действительно возникнет дефицит клея, его, как правило, можно купить на другом фанерном комбинате. В крайнем случае можно заказать железнодорожную цистерну, а пока она доставляется, купить еще и автоцистерну, которая доставит груз быстрее. Это будет дороже, зато позволит избежать убытков от простоя.

— На что бы Вы посоветовали обратить внимание при управлении запасами?

— Я знаю много случаев, когда на предприятии меняется руководство и вновь пришедшие менеджеры разрывают связи с проверенными поставщиками в поисках более дешевого сырья. С этого момента предприятие начинает «лихорадить»: простои, перебои с поставками, сырье низкого качества и т. д. В такой ситуации вернуть старого поставщика, ушедшего к конкуренту, совсем не просто. Поэтому основа любой системы управления запасами — это наличие проверенных источников получения ресурсов.

Беседовал Александр Афанасьев
Опубликовано в журнале «Финансовый директор», N 2 2004

¹ В статье описываются методы управления запасами сырья, материалов и товарными запасами в торговых и производственных компаниях. Управление запасами готовой продукции не рассматривается. — Примеч. редакции.
² Эта формула подробно рассматривается во многих учебниках по управлению финансами или управленческому учету, поэтому мы не будем разбирать ее детально (см., например, К. Друри «Управленческий и производственный учет», М.: Юнити-Дана, 2002). — Примеч. редакции.
³ См. К. Друри «Управленческий и производственный учет». М.: Юнити-Дана, 2002, с. 932. — Примеч. редакции.
⁴ Предложенная формула расчета размера страхового запаса в условиях неопределенности рассмотрена в российском издании книги Дональда Дж. Бауэрсокса и Дейвида Дж. Клосса «Логистика: интегрированная цепь поставок» (М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2001). — Примеч. редакции.
⁵ Конкретное значение коэффициента k можно вычислить в программе Excel, подставив в функцию «НОРМСТОБР» принятое значение вероятности дефицита запасов и взяв модуль полученного значения. Следует учитывать, что при Р = 0,5 коэффициент k будет равен 0. Это означает, что при P >= 0,5 оптимальным будет не создавать страховой запас.
⁶ См. статью «Экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов», «Финансовый директор», 2003, № 1. — Примеч. редакции.