Организация управленческого учета в консультационном бизнесе

Автор статьи: Капустин Андрей

Активное развитие в России консультационного бизнеса, появление крупных отечественных аудиторских, консультационных и юридических компаний с большим штатом специалистов, сотнями клиентов в различных отраслях экономики позволяет говорить о том, что консалтинговый рынок уже достаточно сложился, имеет свои условия функционирования, которые регулируются не только нормативными документами, но и определенными правилами, выработанными на основании опыта. Предметом настоящей статьи будет являться одно из этих правил, которое напрямую затрагивает деятельность любой такой компании — это организация управленческого учета.

В целях упрощения в работе для обозначения аудиторских, консультационных, оценочных, юридических, бухгалтерских и других аналогичных компаний будет использоваться название «консультационная компания», так как суть оказываемых этими фирмами услуг сводится в большинстве случаев к консультациям. Автор также считает, что для целей организации управленческого учета аудиторские услуги не имеют особых различий по сравнению с консультационными, поэтому не имеет смысла выделять их в отдельное исследование.

Также необходимо добавить, что речь пойдет, прежде всего, об общих вопросах организации управленческого учета в крупных и средних компаниях, оказывающих различные виды консультационных услуг, так как мелкие фирмы, на взгляд автора, не нуждаются в сложной системе управленческого учета в связи с отсутствием необходимости постоянного, глубокого и детального анализа своей деятельности. Кроме того, в таких компаниях в России редко оказанные услуги оцениваются исходя из стоимости человеко-часа работы специалиста: определяется фиксированная стоимость за всю работу, которая в большинстве случаев напрямую не зависит от затраченного времени.

Особенности учета в консультационных компаниях

Бухгалтерский учет в консультационных компаниях отличается относительной простотой: здесь нет запасов сырья и материалов; нет производственных линий, выпускающих большую номенклатуру продукции; редко осуществляется капитальное строительство, а если оно и есть, то это обычно строительство или покупка собственного офисного здания; отсутствует учет готовой продукции и товаров. Тем не менее, кажущаяся простота учета — лишь первоначальное впечатление; в действительности же для того, чтобы оперативно получать разностороннюю информацию, на основании которой будут приниматься различные управленческие решения, необходима сложная система учета, прежде всего аналитического, управленческого.

Рабочее время сотрудников – главный ресурс консультационной компании и умение им эффективно управлять может являться конкурентным преимуществом, способом снижения себестоимости услуг. Соответственно, основной единицей измерения «продукции» консультационных компаний является человеко-час работы специалиста.

Это главная особенность консалтинга, от которой зависит вся организация управленческого учета. Другие единицы, например, количество консультаций вне зависимости от затраченного на них времени, не могут использоваться в анализе эффективности деятельности компаний, за исключением тех, которые оказывают только однотипные услуги (заполнение деклараций физических лиц, консультации по купле-продаже транспортных средств и т.п.). Когда же речь идет, например, об исследовании вопроса правомерности и налогообложения операций по заправке топливом российским танкером иностранных судов, находящихся вне территориальных вод Российской Федерации, определить стоимость такой консультации можно только на основании затраченного на ее подготовку соответствующим специалистом  времени.

Таким образом, стоимость консультации зависит, прежде всего, от сложности прорабатываемого вопроса, а также от квалификации консультирующего специалиста. Сложность влияет на количество затрачиваемого на проработку вопроса времени, а квалификация напрямую влияет на величину почасовой ставки специалиста. Как известно, прием у высококвалифицированного врача, обладающего значительным опытом в своей сфере, всегда будет стоить больше, чем у рядового специалиста. Профессионал быстрее и правильнее поставит диагноз, назначит верное лечение; его мнению можно будет доверять в значительно большей степен
и, чем мнению недавнего выпускника медицинского института. При этом к профессионалу не имеет смысла идти с банальным насморком — эту проблему успешно решит и молодой терапевт за значительно меньшие деньги.

Ситуация с консультантами аналогична. Поэтому стоимость консультации по вышеприведенной ситуации с заправкой будет больше стоимости консультации по отражению в бухгалтерском учете операции по приобретению компьютера: во-первых, времени на подготовку ответа по первому вопросу уйдет значительно больше, а во-вторых, на его решение, вероятнее всего, потребуется специалист высокой квалификации, стоимость работы которого дороже.

На качество консультационных услуг влияет также количество времени, которое специалисты компании тратят на участие в тематических семинарах и конференциях, на ознакомление с новыми нормативными документами и с практикой их применения, на изучение опыта других консультационных компаний, на работу со специальными периодическими изданиями, то есть фактически – на постоянное повышение своей квалификации. Чем больше времени занимают эти мероприятия, тем выше профессиональный уровень консультантов, следовательно, выше качество услуг. В то же время можно целыми днями заниматься самоподготовкой, но при этом не заниматься практической работой с клиентами. Необходимо найти оптимальное соотношение всех видов работ, чтобы, например, самоподготовка не шла в ущерб работе с клиентами или наоборот.

Для этого нам надо иметь представление, сколько в отчетном периоде было отработано человеко-часов, знать структуру рабочего времени (работа на клиента, самоподготовка, внутрифирменная работа и т.п.), сколько было выставлено часов на клиентов и оплачено ими, какова себестоимость человеко-часа работы соответствующего специалиста и т.д. Имея подобную информацию, можно делать выводы об эффективности того или иного сотрудника (отдела, подразделения, бизнеса в целом), составлять прогнозы, планировать загрузку персонала, денежные потоки.

Учет времени сотрудников целесообразно организовать в специальной программе, в которую сотрудники ежедневно будут вносить данные о проделанной ими в течение дня работе. В настоящее время такие программы, как российские, так и зарубежные, уже достаточно широко представлены на нашем рынке. Кроме того, практически все крупные консультационные компании обладают собственными разработками в этой области. Существуют также специальные первичные учетные документы, отражающие специфику учета. Например, это могут быть листки учета рабочего времени (в случае, если информация в программу вводится не каждым специалистом, а одним сотрудником на основании заполненных консультантами листков учета), ведомости структуры рабочего времени, расчет дополнительных вознаграждений консультантам по итогам месяца (квартала, сезона, года) и т.д.

Ниже приведен пример с одним рабочим днем консультанта Иванова за 03.11.2003.

Таблица 1

На основании такой информации, собранной со всех консультантов в течение определенного периода времени, можно будет:

1. Выставлять счета клиентам за выполненные для него работы;
2. Рассчитывать заработную плату консультантов с учетом фактически отработанного времени.
3. Проводить анализ структуры рабочего времени консультантов, их эффективности и т.д.

Формирование себестоимости консультационных услуг и порядок определения продажной цены

Себестоимость консультационных услуг складывается из следующих основных составляющих:

1.            Условно-постоянные расходы:
1.1.      аренда офиса (или амортизация офисного здания, если оно находится в собственности компании);
1.2.      расходы по содержанию офиса (электро- и теплоэнергия, уборка, охрана и т.п.);
1.3.      амортизация оборудования (в основном офисной техники);
1.4.      пополнение и обновление различных баз данных (базы нормативных документов);
1.5.      содержание маркетинговой (рекламной) службы с рекламным бюджетом;
1.6.      услуги по обеспечению безопасности деятельности компании (информационной, экономической и др.);
1.7.      прочие расходы (содержание автопарка, архивной службы и т.д.).

2.            Условно-переменные расходы:
2.1.      заработная плата с начислениями; различного рода премии и дополнительные выплаты;
2.2.      услуги связи и интернет;
2.3.      расходы на обучение и повышение квалификации;
2.4.      командировки (чаще всего эти расходы возмещаются клиентами);
2.5       расходы на внутрикорпоративные мероприятия;
2.6       прочие расходы, включая канцелярские.

Кроме того, учет себестоимости должен быть также построен по подразделениям компании. Также должна быть предусмотрена возможность формирования проектной себестоимости.

Рассмотрим формирование себестоимости человеко-часа работы на конкретном примере.

Базовая информация:

1. Количество сотрудников в компании – 60 человек, из них 45 – консультанты, 10 — обслуживающий персонал и 5 – аппарат управления (соотношение профессионалов к аппарату управления и к обслуживающему персоналу в пропорции 3:1 наиболее оптимально и, как правило, чаще всего встречается на практике).

2. Средняя заработная плата (доход) с начислениями во внебюджетные фонды одного работающего в компании (здесь и далее в примере все стоимостные базовые показатели показаны в расчете на месяц) – 13,75 тыс руб., в т.ч. консультанты – 15 тыс руб., обслуживающий персонал – 5 тыс руб., аппарат управления – 20 тыс руб. Всего фонд заработной платы с начислениями составляет 825 тыс руб.

Таблица 2

Предположим, что количество отработанных консультантами человеко-часов за месяц составляет:

45 чел. х 21 день х 8 часов = 7.560 чел./часов.

Таким образом, себестоимость одного человеко-часа составит 235 руб.:

1.780.000 : 7.560 = 235 руб.

Но для определения цены продажи услуги этого показателя недостаточно. Дело в том, что в консультационном бизнесе продается не весь произведенный «товар» (время), а лишь часть от всего рабочего времени. Остальное время займут определенные виды внутрифирменной работы, время, затрачиваемое на самоподготовку, отпуска, болезни и т.п., т.е. все то, что клиентами оплачено не будет. Тем не менее, это неоплачиваемое время также должно быть компенсировано, иначе его стоимость станет нашим прямым убытком. В связи с этим мы должны учесть себестоимость и этого времени при определении стоимости услуги.

исходя из практики крупнейших консультационных компаний в России, в среднем около 50% рабочего времени консультантов выставляется на клиентов, остальное же время не оплачивается. В связи с этим мы можем умножить полученный нами результат на 2, после чего получим реальную себестоимость одного человеко-часа работы специалиста на клиента — 470 руб.

Опять же основываясь на данных из практики, рентабельность консультационного бизнеса в России составляет в среднем 25-30%. Применив минимальную рентабельность в размере 25%, мы получим необходимое нам значение:

470 + 25% = 587,50 руб.

Таким образом, стоимость консультационных услуг составит округленно 590 руб. за один час работы специалиста (без НДС).

Необходимо отметить, что консультанты редко используют одну ставку; дифференцированный подход к ценообразованию обусловлен, как отмечалось выше, квалификацией специалиста. Ставка в 590 руб. рассчитана для специалистов усредненной квалификации. Мы можем использовать понижающие (повышающие) коэффициенты к средней стоимости услуги. В нашем примере средняя заработная плата с начислениями одного консультанта составляет 15.000 руб. Допустим, что среди консультантов есть ассистенты с зарплатой 10.000 руб., консультанты — 15.000 руб. и старшие (главные) консультанты — 18.000 руб. Соответственно, коэффициент понижения к цене продажи в случае консультирования ассистентом составит 10.000 : 15.000 = 0,67,  следовательно, стоимость услуги:

590 руб. х 0,67 = 395 руб.

Коэффициент повышения для старшего (главного) консультанта составит 18.000 : 15.000 = 1,2, стоимость услуги:

590 х 1,2 = 708 руб.

Для консультанта стоимость услуги останется неизменной (590 руб.).

Средняя фактическая ставка по услугам, оказанным в течение определенного периода времени, будет, вероятнее всего, ниже декларируемых, т.к. она определяется с учетом различных скидок, предоставляемых постоянным, крупным или перспективным клиентам.

Анализ данных управленческого учета

Обладая подробной информацией о структуре рабочего времени и себестоимости че