Автор статьи: Алиев Рауф
У каждого из нас 24 часа в сутках — ни больше и ни меньше. Так заведено природой и нам этого не изменить. Никто из нас не может похвастаться тем, что не испытывает нехватки времени. Другое дело, что одни его используют грамотно, подчиняя себе, а другие — всецело от него зависят.
В нашей жизни много важных и срочных дел. Умение правильно использовать время, возможно, самый важный навык в любой работе.
Куда тратится время и почему его постоянно не хватает? Для ответа на этот вопрос, стоит проанализировать дела, которыми нам приходится заниматься ежедневно.
>Срочные важные дела. Телефон, электронная почта и активный образ жизни вносят в нашу жизнь дела, исполнение которых требуется если не «вчера», то в сей момент. Такие дела требуют немедленного реагирования. Их меньшинство, потому детально их рассматривать не будем.
Несрочные важные дела. У каждого из нас есть друзья, знакомые, близкие и далекие родственники, кому время от времени нужно писать письма. Обычные письма, в конвертах. Для некоторых это уже анахронизм, но для значительно большей части населения земли это чуть ли не единственный способ связи. Все мы понимаем исключительную важность поддерживания связи со всеми названными выше людьми, но большинство из нас считает это делом, хоть и важным, но несрочным. И благополучно переносит его еще на неделю вперед.
Подобным образом происходит подготовка к экзаменам в институте, пишутся дипломы и «курсачи», откладывание денег на что-либо дорогое и далекое. Примеров несрочных, но важных дел можно привести множество. Единственное, но очень важное преимущество всех этих дел — их можно планировать. И планировать эффективно.
Правда, в числе этих срочных дел, попадаются неважные — и их большинство. Планирование времени позволяет заранее отличить их друг от друга и расставить правильные приоритеты.
Срочные неважные дела. Эта категория дел отвлекают и «загрязняют» рабочее время больше всего. Их сложнее всего планировать.
Задумайтесь, возможно, эти дела становятся срочными зачастую потому, что другие сотрудники отдела или компании не смогли правильно спланировать свое время и теперь внеплановые задержки желают компенсировать за счет вашего быстрого реагирования. Потому важно понимать, чем обосновано появление этих дел и не допускать того, чтобы они отнимали времени больше, чем следует.
Несрочные неважные дела. В число последней категории неважных несрочных дел относятся банальные заполнители времени — безудержное глазение в телевизор, хождение по магазинам по принципу «авось, что найду», обзор последних новинок веб-индустрии и тому подобное. Так или иначе 10-15% своего времени среднестатистический человек отдает именно этой категории дел. Как ни странно, эти дела нужно планировать больше всего, совсем отказаться от них сложно.
Обычно сложно оценить, какую часть своего времени он отдает той или иной категории дел. Так устроен человек — если не приходится напрягаться подчинять себе время, то под конец дня в голове полная мешанина из начатых, но незаконченных дел. Потому первым шагом к планированию времени является обычный дневник. Записывайте каждый час и его результаты, что вы успели за этот час сделать. больше дня в таком режиме, вы скорее всего, не протянете, но итоги подвести будет по чему.
Во-первых, пока вы ведете дневник, вы замечаете, что у вас значительно повысилась производительность труда. Я проводил эксперимент — после каждой выполненной задачи сотрудники моего отдела фиксировали факт ее выполнения. Психологически сложно написать «ничего не сделал», то есть отнести дело к четвертой категории несрочных неважных дел.
Во-вторых, вы сразу поймете, какой процент времени у вас ушел на дела каждой категории и оцените важность планирования своего времени, как говорится, на живом примере.
В-третьих, у вас будет полное понимание и представление тех дел, которыми следует заняться на следующий день в первую очередь.
В-четвертых, если дневник подобного рода сумеет войти в вашу ежедневную деятельность, то всегда у вас под руками будет информация о том, сколько, когда и с какими результатами выполнялась та или иная работа. Любой руководитель оценит ее дороже золота.
Следовательно, такой ценный ресурс, как время обязательно должен быть управляем.
